りんろぐ。

女子でも分かるぷちまにあっく話。

WorkFlowy

WorkFlowyを使ったタスク管理!Kanban Calendarはシンプルで便利!

2017/02/28

もうすぐ春だと思っていましたが、恐ろしく冷え込んできましたね…衣替えが出来ない凛@rin_wanです。

先日WorkFlowy公式が主催している無料のWebセミナーに参加し、とても面白かったのでお知らせ出来る範囲でチラリと内容をご紹介しまーす。

—-お知らせ—-
最近、当Blogからお問い合わせをいただいた方へお返事を送っても戻ってきてしまう事が多いです。
全員へ必ずお返事が送れるわけではありませんが、お問い合わせいただく際の
メールアドレス記入は慎重に実施いただければ嬉しいです(*ノ∀`*)
————-

WorkFlowy Academiaの無料Webセミナー

WorkFlowy公式では有料のWebセミナーを毎月開催しているのですが、そのホストであるFrank Degenaarさんが2ヶ月に1度2週間に1度無料のWebセミナーを開催して下さっています!

WorkFlowy Academy — Productivity Mashup

私が参加したのは先日開催された無料のWebセミナーでトピックはタスク管理。その内容は「Kanban Calendar」に関するデモなどを見せていただけるというもの!

Webセミナーの流れ

メインの内容は30分程で、実際にFrankさんのWorkFlowyサンプルなどを動画で見せていただけるという貴重な時間でした。その後QAセッションは時間の許す限り…という感じでゆるーく進み全部で最終的に1時間半弱で終了でした。

途中にはFrankさんから質問をうけて参加者がリアルタイムでコメントを返したり、投票したりというリアルタイムなコミュニケーションを取れたり、普段から疑問に思っている事を質問したり出来る何だか凄く自由なWebセミナーでした。

残念ながら日本時間では平日夜中だったので私は後追い動画閲覧でしたが、それでも十分面白かったです!

登録制のWebセミナーだった為、全部はご紹介出来ませんが一部既にFrankさんが過去にWorkFlowy公式Blogに掲載している内容と一部似ている内容があったので簡単にご紹介します!

*2017/03/20追記*
FrankさんがWorkFlowy公式BlogでWebセミナーで公開していた動画やテンプレートを記事にして下さいました!
英語のBlogですが動画とWorkFlowyテンプレートを見れば大体の事は分かるのでぜひご覧下さい!

*ここまで*

Kanban Calendarとは?

読み方はそのまんま、「カンバンカレンダー」です。…かんばん?日本語!?
そう、日本語で尚且つトヨタの「かんばん方式」として有名なあの「かんばん」の事です!

必要な時に必要な情報を一目で分かるようにする、その技術をWorkFlowyでも使って日々発生する様々なタスクを管理しようというものです。

WorkFlowy公式Blogを見ているとどうもこちらの方の本からアイディアが始まったようです。
Personal Kanban 101 | Personal Kanban

Kanban CalendarをどうWorkFlowyで使うのか?

日々発生する細々したタスクって会議のように開始時間がきっちり決められないけど今日やらなきゃいけないものなんてタスクも結構ありますよね…。
そんな微妙なタスクをWorkFlowy上でどう管理するのか?そこでKanban Calendarの出番です!

Kanban Calendarはアイゼンハワー意思決定マトリックスとTo-Doリスト、カレンダーをmixしてそれぞれのいい所取りなタスク管理方法です。

英語の記事になりますが、この記事に掲載されている図を見ればKanban Calendarのイメージが伝わりやすいかもしれませんね。
Kanban Calendar: task management at its simplest — Productivity Mashup

タスクをサクッと押したり引いたりして必要な所に持っていく、それがKanban Calendarの特徴です。

アイゼンハワー意思決定マトリックス

ちなみにアイゼンハワー意思決定マトリクスとはタスク処理の優先度の話でよく出てくるので見たことがある方も多いかもしれません。

アイゼンハワー元大統領から学ぶ、時間・感情・仕事の管理術 | ライフハッカー[日本版]

マトリックスは以下の4つに分類されます。

1.重要+緊急:すぐにやる個人的なこと
2.重要+緊急でない:一日の終わりにやる個人的なこと
3.重要でない+緊急:人に任せること
4.重要でない+緊急でない:どうでもいいこと

Kanban Calendarではこの4つの緊急度・重要度マトリックスに従って日々のタスクを分類します。

Kanban Calendarの作り方

それではいよいよKanban Calendarを詳しく見ていきましょう!

実はKanban CalendarはこれまでにWorkFlowy公式Blogでも何度も登場しています。英語が読める方はぜひ検索してみて下さい!

主な使い方のイメージはこちらの記事が分かりやすいと思います。
Kanban Calendar – WorkFlowy Style — Productivity Mashup

WorkFlowy公式BlogではサンプルのKanban Calendarを共有リストとして作ってくれています。WorkFlowyを使っている方は自分のアカウントに取り込めばトピック数の消費を気にせず閲覧・コピーが出来るのでお得です♪

→WorkFlowy公式提供のKanban Calendarサンプル版

準備するもの1.アイゼンハワーマトリックス

まず準備するのはTODAYトピックとアイゼンハワーマトリックスの1〜4のエリアです。
これはWorkFlowyのトピックをTODAYで1つ、マトリックス用に4つ作ればOKです。さすがに数字だけだと見難いので目立つように線を入れたりするといいですね。

準備するもの2.日付と曜日が入ったリスト

次はWorkFlowyのアイゼンハワーマトリックスエリアの下にカレンダー部分を追加します。
月のトピックの下に日付と曜日のトピックがくればOKです。

え…手打ちとか無理…(´・ω・|||)と思ったあなた、ご安心下さい!
WorkFlowy公式が既にその不安を見越してコピペするだけで作れる共有リストを作ってくれています!!以下の「Forever Calendar」を使えばあっという間に作成可能です!!

優しすぎる(*ノ∀`*)

WorkFlowy – Organize your brain.

作成したい月の1日が何曜日かチェックし、該当する曜日のトピックを開くとコピーすべきデータが準備されています!

例:3月は1日が水曜日なのでこの共有トピックのWedを開いて01から31までコピーすればOKです♪

Forever Calendarの使い方イメージはこちらの記事に掲載されています。
→WorkFlowy公式Blog Forever Calendarの使い方掲載記事

Kanban Calendarの使い方

準備が出来た所でいよいよKanban Calendarを使ってみましょう!

1.やりたいタスク、やるべきタスク、やりたくないけどしょうがないタスクなどなどを該当の日付にタスクをどんどん入れていきます。
※日付はTODAYトピックが当日分でカレンダー部分は翌日以降のものが残ります。

2.日付が変わったらor翌朝にTODAYトピックの下のアイゼンハワーマトリックスに当日の日付に入っているタスクを全て移動させ、緊急度・重要度に従ってさらに1〜4に分けます。

3.あとは1〜4の優先度に従ってタスクをこなします。

4.タスクが終わったら一回限りなら削除、毎週・毎月のような繰り返しの場合は次の該当の日付へタスクを移動します。

5.1日が終わったらTODAYトピックの日付と曜日を書き換え、また下のカレンダー部分から該当の日付のタスクをアイゼンハワーマトリックスに移動する…これを繰り返すという使い方です。

あら簡単(。・ω・)ノ゙

Kanban Calendarが大事にしている事

WorkFlowy公式Blogでもこれまでに何度もKanban Calendarの話は取り上げられており、共通して記載されている事としてKanban Calendarには2つの根本原理が込められている事が挙げられます。

WorkFlowの可視化

まずは手持ちのタスクをKanbanに載せる事で見える化(可視化)し、やり残したタスクも見える化する事でやるべきタスクにライトを当てる。

その上で今日どこまでやるか、タスクを足したり引いたりしながら仕事の導線を考えるのです。

進行中の仕事に集中する

敢えてその日実行するタスクの量を制限し、進行中の仕事に集中する事で仕事の効率を上げる事が出来ます。

TODAYトピックに沢山タスクが重なっていたら優先度に応じてタスクを別の日に送ったり、また逆に比較的手が空いている日があれば先の日のタスクを眺めて早目に着手出来るものを引いてきたりという事も。

WorkFlowyのKanban Calendarなら当面のタスクはざっと見通せるので後にタスク押しやりすぎた…という事もないのが凄い!

Kanban Calendar、なかなかやります!

凛的まとめ

初めてのWebセミナーでしたが興味のあるWorkFlowyを使ったものだったので非常に楽しく参加出来ました。

もちろんタスク管理には色々な考え方や捉え方がある為、今回ご紹介した手法がどうだというつもりはありません。ただ日々愛用しているWorkFlowyを使って日々溺れがちなタスクが片付くならそれはそれで楽しいなーと思っています!

なお、WorkFlowyをまだ使っていない方でちょっと興味が出てきた方はこちらのリンクからアカウント登録していただければ無料プランでも使えるトピック数が私もあなたも+500増えるのでお得です♪
→WorkFlowy新規作成リンク

WorkFlowyの事をもっと知りたくなった方はこちらのWorkFlowy特集ページからご覧下さい♪

素材は写真素材ぱくたそからお借りしました。

次の記事もお楽しみに〜(*`・ω・)ゞ FeedlyFollow

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iPhoneアプリ/語学学習/間取り図/ガジェットが大好きです!手帳と宇宙画像が最近の癒しです。WorkFlowyが好きでスマホから操作ができるアプリHandyFlowyとMemoFlowy絶賛オススメ中♡

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